Tulosta

asiakirjaYritykselläni on laaja kokemus haastavien asiakirjasovellusten ja asiakirjapohjajärjestelmien suunnittelusta ja toteuttamisesta. Näistä alla esitellään yleisellä tasolla kaksi esimerkkiä.

Useilla asiakkaillani on ollut lukuisa määrä erilaisia asiakirjatyyppejä, joiden tulee noudattaa samoja ulkoasuvaatimuksia ja räätälöityjä toiminnallisuuksia. Tällaisissa tilanteissa ei ole kannattavaa eikä joustavaa rakentaa pohjia erikseen kullekin asiakirjatyypille. Sen sijaan hyötyä saadaan synergiaetuja tuovasta asiakirjasovelluksesta.

Lisäarvona sovelluksiin voidaan toteuttaa myös asiankäsittelyä ja asiakirjahallinnan työprosessia tukevia ja ohjaavia ominaisuuksia.


Vaihtoehtona kokonaisen sovelluksen hankinnalle voidaan ottaa käyttöön pelkkä asiakirjapohjakirjasto, joka on tuotettu sovellusta vastaavalla kehittimellä. Kumpi ratkaisuvaihtoehto onkaan käytännöllisempi, edullisempi ja vastaa paremmin tarpeita, selviää tiiviin määrittelyjakson aikana.

 

Case "Sopimusasiakirjasovellus"

Asiakkaani tarvitseman sopimusasiakirjapohjan rakenne luotiin liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Asiakirjapohja jaettin loogisesti toiminnallisiin osiin, jotka mukautuivat perustietojärjestelmästä saataviin pohjatietoihin. Yhteys perustietoihin voitiin suojata koko liiketoimintaprosessin ajaksi tai sallia osien vapaa muokkaus sekä tarvittaessa alkuperäisten perustietojen palauttaminen ja uudelleenlukitus.

Yhteys perusjärjestelmään voitiin rakenteisuuden ansiosta toteuttaa siten, että yhdellä sopimuspohjalla pystyttiin tuottamaan sopimukset eri sopimustyyppeihin ja eri kieliversioihin. Tämän toteuttamiseksi tuli projektia määritellessä kuvata sovellusta varten perusjärjestelmän ohjaustiedot.

Asiakirjasovellus integroitiin perusjärjestelmän lisäksi mm. dokumenttienhallintaan.

Case "Asiakirjapohjajärjestelmä"

Asiakkaani tarvitsi esitäytettyjä asiakirjapohjia yli 40 eri tyyppiselle asiakirjalle, jotka haluttiin lisäksi kahtena kieliversiona sekä viiteen eri toimipaikkaan. Tämän seurauksena asiakirjapohjajärjestelmän tuli tuottaa useita satoja eri variaatioita, joissa kaikissa on yhteiset ulkoasuvaatimukset, mutta toisistaan poikkeavat sisällöt, tunnistetiedot sekä rakenteet. Asiakirjapohjajärjestelmään tehtyjen innovaatioiden ansiosta tämä oli mahdollista toteuttaa yhden Word-pohjan, sitä ohjaavan wizard-tiedoston sekä kahden kuvaustiedoston avulla. Lisäksi pohjaan liitettiin asiakirjan käsittelyä tukevia toiminnallisuuksia.

Asiakirjapohjajärjestelmän tuli normaalin paikallisverkkokäytön lisäksi olla replikoitavissa työasemiin, joilla voidaan työskennellä riippumatta verkkoyhteyksistä. Tätä varten toteutettiin synkronointi, jonka avulla myös versiopäivitykset työasemiin pystytään hoitamaan automaattisesti.